أصدر الدكتور الهلالى الشربينى ، وزير التربية والتعليم والتعليم الفنى قرارًا ، بإنشاء وحدة إدارة مشروع المدارس المصرية اليابانية بديوان عام وزارة التربية والتعليم والتعليم الفنى، تخضع للإشراف الفنى المباشر لمدير المشروع المصرى اليابانى، بالتنسيق مع رئيس قطاع التعليم العام.
ونص القرار وفقا لبيان صحفى اليوم الخميس ، على أن تختص وحدة إدارة المشروع بعدة مهام هى: اختيار المدارس التى يتم تطبيق المشروع بها، وذلك بالتعاون مع المديريات والإدارات التعليمية، وبالتنسيق مع الجانب اليابانى، وتوحيد أسلوب وآليات العمل بمدارس المشروع، والوصول إلى فهم عام موحد حول تنفيذ المشروع، وكذا إعداد البرامج والتطبيقات اللازمة؛ للعمل بالمشروع وإدارته مثل : (إنشاء موقع إلكترونى، وقواعد بيانات، وبرامج،...إلخ)، على أن تتولى الإدارة المركزية لنظم وتكنولوجيا المعلومات توفير البنية الأساسية لذلك، بالإضافة إلى ترشيح العاملين المطلوبين للوحدة؛ لتغطية أنشطة المشروع المختلفة.
كما نص القرار على إعداد وتنفيذ البرامج التدريبية اللازمة للعاملين بمدارس المشروع، بالتعاون مع الجانب اليابانى، ووضع المعايير، واختيار المرشحين؛ للاستفادة من المنح التى يوفرها الجانب اليابانى للمشروع.
وتضمن القرار ، المتابعة المستمرة وتقويم أداء مدارس المشروع، وكذا بناء الشراكات مع الجهات المختلفة من الهيئات، والوزارات التى تتعاون لدعم المدارس المصرية اليابانية، والترويج لفكرة المشروع، بما يساعد على فهم أنشطته وتعميمه على جميع مدارس الجمهورية بعد انتهاء المشروع.