نصت المادة 8 من قانون تنظيم ممارسة العمل الأهلى، على أن تلتزم الجهة الإدارية بالتنسيق والتعاون مع الجهات المعنية بإنشاء قاعدة للبيانات تقيد فيها جميع مؤسسات المجتمع الأهلي الخاضعة لأحكام هذا القانون وأنشطتها وبرامجها ومصادر تمويلها، وغير ذلك من المسائل اللازمة، ويكون لكل مؤسسة مجتمع أهلي رقم مميز على مستوي الجمهورية يدل عليها في تلك القاعدة.
كما تلتزم الجهة الإدارية بقيد ملخص النظام الأساسي للجمعية في قاعدة بيانات الجمعيات منذ تاريخ إخطارها بالرغبة في تأسيس الجمعية، ولا يرتب هذا الإخطار أثره إلا إذا كان مصحوبًا بالمستندات التالية:
- أربع نسخ من النظام الأساسي للجمعية موقعًا عليها من جميع المؤسسين.
- نسختين من لائحة النظام الداخلي التي تنظم الأمور المالية والإدارية للجمعية والعاملين بها وفقًا للنموذج الاسترشادي المرفق باللائحة التنفيذية لهذا القانون.
- صحيفة الحالة الجنائية لكل عضو من المؤسسين وإقرار بعدم إدراجه على قوائم الإرهابيين.
- كشف من وقع عليهم الاختيار لرئاسة وعضوية مجلس الإدارة الأول من جماعة المؤسسين.
- سند قانوني بشغل مقر الجمعية.
- ما يفيد سداد رسم مقداره لا يجاوز خمسة آلاف جنيه مقابل قيد نظام الجمعية في السجل الخاص بالجهة الإدارية تؤول حصيلته إلى صندوق دعم مشروعات الجمعيات والمؤسسات الأهلية.
- قواعد وشروط التطوع للعمل في أنشطة الجمعية إن وجدت، وحقوق المتطوعين وواجباتهم ووسائل حمايتهم.
- تحديد ممثل جماعة المؤسسين في اتخاذ إجراءات التأسيس.
- الموقع الالكتروني للجمعية وعنوان البريد الالكتروني لها أن تيسير.
- موافقة كتابية من الجهة التي يرغب المؤسسين بنسبة الجمعية إليها أو تسميتها باسمها.
وتبين اللائحة التنفيذية لهذا القانون المستندات الأخرى التي يجب تقديمها.